‘Met een helikopterbril kijk je verder’

De capaciteit slim inzetten, uniformeren, project­overstijgend leren... 'Een programma-aanpak heeft bruikbare elementen voor álle beheerders', vertelt Caroline van der Kleij (Manager Programma­beheersing Dijk­versterkingen Waterschap Rivierenland).

Waterschap Rivierenland (WSRL) heeft al warm­gelopen voor de programma-aanpak in Ruimte voor de Rivier en eerdere dijk­versterkingen. Het water­schap heeft nu 11 dijk­versterkings­projecten onder­handen, zo'n 130 km. Caroline: 'Dat vraagt om een centrale aansturing. Daarom hebben we een programma­team dat de dagelijkse sturing doet.'

Minder capaciteit nodig

'Het programma­team besluit bijvoorbeeld over de aanspraak op de risico­voorziening. Of adviseert over de inzet van capaciteit in de projecten. Welke besparing dit oplevert? Dat is lastig te kwantificeren. Wel heb ik in een benchmark met andere water­schappen gezien dat onze capaciteit in de projecten relatief laag is.'

Uniforme ontwerpuitgangspunten

'We organiseren bepaalde taken op project­overstijgend niveau en zorgen voor uniformiteit', zo vat Caroline de voordelen samen. 'We hebben bijvoorbeeld een document met ontwerp­uitgangs­punten samen­gesteld, dat alle projecten gebruiken. En een model om zowel de programma- als de project­risico's beter te beheersen. Zo’n gedeelde aanpak geeft comfort binnen de organisatie: iedereen weet wat je wanneer moet doen.'

Extra laag

Nadelen zijn er ook. 'Er zit een extra laag tussen. Dit vergt duidelijke afspraken wie wat doet, wanneer je opschaalt en hoe je afstemt. We schalen bijvoor­beeld op als een risico een groot effect heeft op de planning. Of als er meekoppel­kansen in beeld zijn.'

IPM-rollen

WSRL heeft een grote opgave: tot 2050 circa 400 km, met circa 50-60 interne fte's. Dan is een programma-aanpak heel geschikt. In het programma­team zijn alle IPM-rollen vertegen­woordigd en zij geven ook functionele aansturing.

Opgave spreiden

'Met een kleinere of grilligere opgave is zo'n IPM-opzet niet nodig, maar veel elementen van een programma-aanpak zijn wel bruikbaar', geeft Caroline aan. 'Zoals het spreiden van de dijk­versterkings­opgave in de tijd en het project­overstijgende leren.'

Kennis borgen

Project­overstijgend leren, hoe pakt WSRL dat aan? 'Wij evalueren de projecten uitvoerig, ontwikkelen procedures en formats. Tegelijkertijd is er ook aandacht voor de zachte kant: we bespreken de geleerde lessen persoonlijk in de projectteams en IPM-vakoverleggen. Op die manier borgen we de kennis in de hele organisatie.'

Spiegelsessies

'Verder hebben we ervaringen uitgewisseld met andere water­schappen die ook met een programma-aanpak werken. In de vorm van spiegelsessies over markt­benadering en risico­beheersing. Dit is een verdiepende en leuke vorm om kennis en ervaringen uit te wisselen. De sessies brachten de verschillende aanvlieg­routes boven tafel. Enerzijds: hoe kun je de risico’s het beste verdelen? en anderzijds: hoe geef je markt­partijen in het ontwerp meer ruimte?'

Helikopterbril

'De grootste winst is dat je met een helikopter­bril verder kijkt; je ziet dingen op een andere manier. Zo hebben wij een staatje gemaakt welke projecten wanneer in welke fase zijn. Daarin zie je dat we nu veel projecten in verkenning hebben en vanaf 2020 veel in uitvoering. Dat heeft effect op je beheer­organisatie waarop je je moet voorbereiden.'

'Groter bereik'

'Steeds meer waterschappen met een grotere opgave ontdekken de regionale programma-aanpak', reageert Dijkwerker Bart Pastor, project­begeleider bij het programma­bureau Deltaplan Water­veiligheid (voorheen HWBP). 'Dat is gunstig, want zo kunnen we ook landelijk profiteren van de opgedane ervaringen. De uitdaging voor alle alliantie­partners is om de kennis die binnen die regionale teams wordt opgebouwd, de komende periode te spiegelen en te delen.'

'Regionaal programma-management geeft mij als project­begeleider bovendien een groter bereik. Natuurlijk heb ik ook contact met de afzonderlijke projecten, maar zaken zoals de voortgang bespreken we op programma­niveau. Hierdoor kan ik in mijn eentje naast de 10 projecten van Rivierenland ook de 15 projecten van Limburg begeleiden. Dat was nooit gelukt zonder programmateam.'